Meet me in the Cloud (2)

Meet me in the Cloud (2)

18.01.2016 in Jura & Lehre

In Fortsetzung meines Dezember-Artikels hier nun eine „Blaupause“ für die vollständige Umsetzung von Cloud-Meetings…

Schritt 1:
Treffen in der Cloud erklären.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber, dass Sie ihnen mehr Zeit für Ihre Lehrtätigkeit verschaffen möchten und nutzen Sie die Vorteile des cloud-basierten Lernens. Denken Sie daran, das dies eine gute Sache ist! Wenn Sie auf Widerstand stoßen, sollten Sie die Bedeutung von Zeitersparnis und mehr Kontrolle über die eigenen Zeitpläne betonen.

Schritt 2:
Bieten Sie Unterstützung für jedes cloud-basierte Kommunikationssystem an.
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass jeder versteht, wie man diese Systeme benutzt. YouTube ist voll mit einfachen Anleitungsvideos zu ziemlich jedem Werkzeug, das Sie verwenden wollen. Teilen Sie diese Links mit den Lehrenden und finden Sie Mitstreiter, die andere bei der Verwendung der Tools coachen können.

Schritt 3:
Erstellen von Untergruppen.
Das Problem mit den großen Dienstbesprechungen oder Konferenzen ist, dass selten alle Tagesordnungspunkte für jeden Mitarbeiter relevant sind. Wiederholen Sie also diesen Fehler in der Cloud nicht: Die neue Konferenzform sollte Spaß machen und kein Strudel unnötiger Nachrichten sein, die die Teilnehmer am Ende dazu bringen, abzuschalten. Richten Sie einen Ordner „Alle Mitarbeiter“ und eine Chat-Gruppe „Alle Mitarbeiter“ als Rückkanal ein; dann erstellen Sie getrennte Untergruppen und Unterordner für Abteilungen, Teams oder einer beliebigen Kombination von Menschen, die Sie für sinnvoll halten. Die Möglichkeiten sind endlos. So werden einige Tagesordnungspunkte nur bestimmten Untergruppen zugewiesen; alle anderen können diese Themen dann völlig egal sein.

Schritt 4:
Klein anfangen.
Ganze Sitzungen sofort in die Cloud zu verlagern, ohne Praxis bzw. ausreichende Gewöhnungszeit, ist mit Sicherheit ein Fehler. Stattdessen wird es besser sein, sich in einer Pilotphase zunächst nur auf wenige Elemente zu konzentrieren — auf Dinge, die in einem persönlichen Treffen zeitaufwändig sein könnten — und sich nach und nach bis zu ganzen Treffen in der Cloud vorzuwagen. Erwarten Sie aber einige Stolpersteine auf dem Weg wie Menschen, die sich mit Veränderungen schwer tun…

Schritt 5:
Den Rückkanal optimieren und Ihre Ordnerstrukturen sauber halten.
Vor allem am Anfang, bevor für einen reibungslosen Arbeitsablauf klare Absprachen etabliert worden sind, sollten die Verantwortlichen die Aktivitäten im Chat (Rückkanal) überwachen, um sicherzustellen, dass die Teilnahme wirksam und angemessen ist. Einige Teilnehmer könnten der Kommunikation eine Richtung geben, die andere als zu sozial empfinden, während andere mehr als ihren angemessenen Anteil an Sendezeit verbrauchen könnten. Anstatt diese als Übertretungen zu behandeln, engagieren Sie die Teilnehmer an regelmäßigen Diskussionen darüber, wie effektive und angemessene Beteiligung aussieht. Ebenso ist es wichtig, Ihre Ordnerstrukturen gut organisiert zu halten. Benennen Sie Verantwortliche für jeden Ordner(bereich): diese sollten Dateien löschen, die nicht für die Aufgabe relevant sind, inaktive Dokumente archivieren und Elemente in einer Weise beschriften, die sie leicht identifizieren. Wenn Teilnehmer in einen Ordner voller veralteter, irrelevanter oder schlecht beschrifteter Dateien geraten, haben sie es schwer, in vernünftiger Zeit zu finden, was sie brauchen. Das wäre kontraproduktiv.

Schritt 6:
Bestimmen Sie Fristen und Verantwortlichkeiten.
Die Mitwirkung an cloud-basierten Sitzungen funktioniert viel besser, wenn die Beteiligten genau wissen, was sie zu tun haben, und wann eine Aufgabe abgeschlossen werden soll. Wenn Sie Ihre Tagesordnung erstellen, geben Sie klare Anweisungen für jedes Thema: Wenn die Teilnehmer eine Abstimmung oder eine Stellungnahme zu einem Thema in den Rückkanal posten sollen, setzen Sie ihnen eine Frist für ihre Beiträge. Wenn eine Untergruppe eine Entscheidung zu einem Thema treffen muss, setzen Sie eine Frist, bis wann diese Gruppe ihre Entscheidung vorzulegen hat. Wenn Teilnehmer einfach nur eine Ankündigung lesen müssen, kann es sein, dass keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, dann sollten Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer verstehen, dass dies so ist.

Einige Bemerkungen zum Schluss
Weil Besprechungen und Konferenzen fester Bestandteil der Hochschulkultur sind, kann die Anregung, diese drastisch zu reduzieren, zu einiger Opposition führen. Hier einige wahrscheinliche Einwände und meine Vorschläge zur Reaktion auf diese:

Einige Leute werden nicht „teilnehmen“. Sicher, in einem persönlichen Treffen haben Sie den physikalischen Beweis, dass jede/r anwesend ist, aber wie anwesend ist sie/er wirklich? Wie viele Menschen lesen heimlich in irgendwelchen Papieren, lesen und schreiben SMS, E-Mails oder blättern in ihren Facebook-Newsfeeds? Wenn Menschen gezwungen sind, in Sitzungen zu sitzen, die wenig Relevanz haben, finden sie in der Regel Möglichkeiten, diese Zeit für sie wertvoll(er) zu nutzen, auch wenn sie es heimlich tun.
Im Gegensatz dazu können cloud-basierte Sitzungen Beweise für die Beteiligung von 100 % der Teilnehmer in Form von vorgelegten Dokumente und Kommentaren in den Chats liefern. Die Empfehlungen im vorherigen Abschnitt, für Termine und Aufgaben Verantwortlichkeiten zu schaffen, können ein (langer) Weg sein, cloud-basierte Meetings aktiver und nicht weniger aktiv als Präsenztreffen werden zu lassen.

Wir verlieren die Möglichkeit, soziale Kontakte zu pflegen. Was die Verlagerung von Sitzungen in die Cloud so interessant macht, ist die Chance, persönliche Treffen gerade eben nur für Teamfindung, intensive Zusammenarbeit und Spaß zu planen. Stellen Sie sich vor, wie anders sich Ihre Mitarbeiter bei einen wöchentlichen 30-minütigen sozialen „After School Snack“ fühlen, bei dem persönliche Meilensteine oder berufliche Leistungen einzelner Mitarbeiter anerkannt werden, anstatt sich eine Stunde voller Ankündigungen und PowerPoints antun zu müssen.

Einige Mitarbeiter sind technisch nicht versiert. Wenn berufliche Entwicklung und Weiterbildung gut gemacht sind und kontinuierliche Unterstützung angeboten wird, kann man dies überwinden. Anzuerkennen, dass man Angst davor haben darf, etwas Neues zu versuchen, das Gefühl zu geben, dass solche Bedenken verstanden werden, kann Menschen ermutigen, ihre Komfortzone zu verlassen. Wenn Sie den Rat beherzigen, langsam zu beginnen, bringen Sie jeden dazu, in einem anderen Umfeld arbeiten zu können (und zu wollen).

Manchmal müssen wir uns einfach treffen. Betrachten Sie eine Besprechung, die Sie planen. Überprüfen Sie sorgfältig Ihre Agenda. Jetzt fragen Sie sich, „Gibt es hier irgend etwas, was absolut nicht in der Cloud behandelt werden kann? Haben wir Unterlagen, die man nicht auf Dropbox oder Google Drive hochladen darf/sollte?“ Warum nicht Ihre Mitarbeiter über Ihr cloud-basiertes Kommunikationsmittel auffordern, im Büro oder Vorzimmer vorbeizuschauen und diese Unterlagen dort abzuholen? Dies legt das Zeitmanagement wieder in die Hände Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren zukünftigen Meetings in der Cloud!

Tags: , ,

Copyright © 2009-2017 by multimedia and more - - Impressum - powered by WordPress - Portfolio Theme deGusto by ThemeShift.com.