Meet me in the Cloud (1)

Meet me in the Cloud (1)

12.12.2015 in Jura & Lehre

Wie wir Lehrenden besser mit unserer Zeit umgehen können

„Time is what we need most but what we use worst.“
William Penn, englischer Unternehmer

Das Problem: Zeitverschwendende Besprechungen

Zeit. Jeder Lehrende wünscht sich mehr davon! Die zeitlichen Anforderungen an Lehrende wachsen scheinbar jedes Jahr, so dass es fast unmöglich ist, die Dinge zu tun, die entscheidend für eine effektive Lehre sind: strategische Planung, neue Lehrmethoden erproben, die Zusammenarbeit mit anderen Lehrenden regeln, durchdachtes Feedback zu studentischen Leistungen geben, unser Tun reflektieren und sich „nebenbei“ auch noch um unsere eigene Gesundheit, Familie, Haus und Hof kümmern. Wenn Sie wie die meisten Lehrenden organisiert sind, wird ein Großteil der „freien“ Zeit, die auf die vorgenannten Aufgaben verwendet werden soll, durch Sitzungen aufgefressen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um all‘ die Tätigkeiten zu betrachten, die als Besprechung kategorisiert werden können.

Hier sind ein paar Beispiele:

  • Fakultäts-/Fachbereichs-/Personal-Besprechungen
  • Arbeitsgruppensitzungen
  • Klausuren-Besprechungen
  • Notenkonferenzen
  • Jour fixes

Manche Lehrende verbringen mindestens zwei Stunden pro Woche in Sitzungen. Prüfen Sie einmal selbst, wie oft Sie in Besprechungen denken „Wir verschwenden Zeit hier!“ oder „Ich brauche diesen Teil wirklich nicht zu hören.“ Alle Besprechungen beinhalten Informationen nur für andere Kollegen, Diskussionen über Themen, die Sie nicht betreffen, und Sie warten darauf, dass es endlich weiter geht mit Dingen, die für Sie wieder relevant sind. Hinzu kommen die Minuten zu Beginn einer Besprechung, die man auf auf Nachzügler wartet und am Ende die Lastminute-Gespräche, bis Sie endlich aus der Tür sind. Bis dahin haben Sie eine zum Verrücktwerden verschwendete Menge an Zeit angehäuft und Sie denken besser nicht darüber nach, wie wenig Zeit es eigentlich gebraucht hätte, um nur die Informationen zu bekommen, die Sie wirklich benötigten.

Die Lösung: Besprechungen in die Cloud verlegen

Durch die Einrichtung eines cloud-basierten Speicherplatzes für Daten und Dokumente sowie eines Rückkanals für offene Diskussionen könnten Sie effektiv alle Komponenten eines persönlichen Treffens ersetzen. „Ersetzen“ ist möglicherweise ein wenig irreführend. Sitzungen werden nicht wirklich ersetzt: Sie werden einfach in eine andere Umgebung verschoben, in der Ihre physische Anwesenheit nicht erforderlich ist.

So funktioniert es: Angenommen, Sie sind verantwortlich für eine anstehende Besprechung. Ihr erster Schritt ist das Anfertigen einer Agenda. Statt diese auf einem Desktop-Computer zu schreiben, erstellen Sie sie in einem Ordner in einem Cloud-Storage-System Ihrer Wahl (Dropbox, Google Drive, ILIAS, etc.). Nennen wir diesen Ordner Agenda-Ordner. Laden Sie all‘ diejenigen zur Zusammenarbeit ein, die an der Gestaltung der Tagesordnung mitwirken sollen, damit diese Anregungen und Kommentare hinzufügen können. Wenn das „Treffen“ näher rückt, fügen Sie weitere Elemente hinzu — all‘ das, was normalerweise eine Tischvorlage bei einer Besprechung wäre. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer (vorbereitend) einen Artikel lesen oder ein Video ansehen sollen, das irgendwo sonst online liegt, fügen Sie Ihrer Agenda entsprechende Links hinzu. Gibt es eine Frage, die diskutiert werden muss, zeigen Sie diese in der Agenda an. Wenn alle Unterlagen bereit sind, senden Sie einen Link zum Agenda-Ordner an alle Besprechungsteilnehmer und setzen Sie ihnen einen Termin für letzte Ergänzungen.

Ein Rückkanal ist eine Diskussionsplattform, die Gespräche zwischen mehreren Parteien zulässt.

In der Zwischenzeit etablieren Sie einen Rückkanal, damit alle Besprechungsteilnehmer leicht miteinander interagieren können. Ein Rückkanal ist eine Diskussionsplattform, die Gespräche zwischen mehreren Parteien in beide Richtungen ermöglicht (zwei Beispiele sind Voxer, eine walkie-talkie-artige Voice-Plattform und TodaysMeet, die es Benutzern erlaubt, online einen temporären Dialog einzurichten). Die Diskussionen können in einem Gesamtgruppen-Chat, in dem alle Teilnehmer enthalten sind, und in Kleingruppen für spezifischere Themen stattfinden. Starten Sie Ihr „Meeting“ durch einleitende Worte in der Art einer kurzen Keynote-Ansprache. In den nächsten Tagen greifen dann die Teilnehmer auf den Agenda-Ordner zu, so wie es zeitlich passend für sie ist. Dann bearbeiten sie ihre Aufgaben und schließen diese bis zu den ihnen zugewiesenen Fertigstellungsterminen ab. Für Diskussionen „treffen“ sich die Teilnehmer entweder im Plenum oder in Kleingruppen-Chats, je nach Bedarf bzw. Thema.

meet_me_in_the_cloud

Zum Fertigstellungstermin schließen Sie das „Meeting“ mit einigen abschließenden Bemerkungen im Gesamtgruppen-Chat und lassen alle wissen, was beschlossen wurde und welche Dokumente im Agenda-Ordner zum Nachlesen oder Herunterladen zur Verfügung stehen.

Was Sie morgen tun können

Ihre „großen“ Treffen zu ersetzen, braucht  Zeit und Geduld und erfordert von allen Beteiligten einige(n) Anpassung(swillen), aber man kann mit diesen Schritten klein anfangen:

1. Starten Sie mit einem Tagesordnungspunkt.

Betrachten Sie das nächste Kleingruppentreffen, das Sie geplant haben. Erzählen Sie allen Teilnehmern, dass Sie sich zu einem wichtigen Tagesordnungspunkt in die Cloud verlagern.

2. Richten Sie das System ein.

Wählen Sie einen Rückkanal und einen Speicherplatz für Agenda-Ordner (siehe Beispiele im Abschnitt „Die Lösung…“) und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugang zu beiden haben.

3. Versuchen Sie es.

Zwei Dinge gehören in den Agenda-Ordner: eine Seite mit Anweisungen dazu, was man braucht, um im Rückkanal zu diskutieren und alle relevanten Dokumente, die sie zur Diskussion benötigen. Alle zugewiesenen Aufgaben müssen bis zu der Zeit erfüllt werden, zu der das persönliche Treffen festgelegt ist. Denken Sie daran, dass Sie diesmal nur einen Tagesordnungspunkt in die Cloud verschieben.

4. Nachbetrachtung.

Beim persönlichen Treffen reden Sie darüber, wie der Cloud-Prozess lief und diskutieren Sie, was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann.

In meinem nächsten Artikel skizziere ich eine Blaupause für die vollständige Umsetzung von Cloud-Meetings.

 

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